Personalia

Registrere ny pasient

Velg Arkiv > Nytt arkivkort. Alternativt trykk på knappen Personalia i menyen til venstre.

Alle pasienter registreres inn i pasientarkivet gjennom Personalia.
Skriv in pasientens informasjon og kontroller at behandleren som skal være "eier" av pasienten står under Behandler. Trykk Lagre.

Øvrig informasjon

Spesielle og viktige anmerkninger om pasienten som man vil bli gjort oppmerksom på skrives inn i feltet Merknader. Om du i tillegg setter en hake i OBS-ruten under Status blir teksten på Personalia-knappen rosa og en varseltrekant vil vises.

Dato for registrering, og siste endring fylles inn automatisk. Ett pasientnummer i valgt behandlers nummerserie tildeles også automatisk.

Tilhørergrupper - velg gruppe

Trykk på plusstegnet under Tilhørergrupper

Huk av på den aktuelle gruppen og trykk Lagre.

Valgt tilhørergruppe vil nå synes i Personalia og er i tillegg søkbar under Lister > Arkivspørring

Tilhørergrupper – lage ny gruppe

Om ingen av tilhørergruppene passer kan du lage en ny ved å trykke på skiftenøkkelen.

1. Velg Ny.

2. Skriv inn navnet på den nye tilhørergruppen og trykk Lagre.

Endre etternavn

 1. Trykk på pennen.

2. Skriv inn det nye navnet og angi årsak til endring. Trykk Lagre. 
Endringen kan du finne under knappen Historikk.

Søk i pasientregisteret/åpne journal

Trykk på knappen Søk i menyen til venstre.

Under Skiftenøkkelen kan du velge startposisjon for markøren. Du kan velge mellom pasientnummer, etternavn, fødselsnummer eller mobil.

Trykk på Forstørrelsesglasset for å søke.

Alle felt er søkbare så det er til og med mulig å søke på postnummer, eskenummer, e-post etc.

Under Skiftenøkkelen kan man også velge om man vil at århundre skal fylles i automatisk, og om pasienter som har sluttet eller er døde skal inkluderes i søket.

Åpne en pasientjournal ved å dobbeltklikke på raden.

Helseskjema

Registrere helseskjema

Trykk først på ark-symbolet Ny for å registrere ett nytt helseskjema.
Huk av i de boksene som er aktuelle. For hver valgt sykdom eller tilstand er det en boks for spesielle merknader. Hvis du legger inn en merknad vil sykdommen/tilstanden bli understreket. Klikk på den understrekede teksten for å lese de medfølgende merknadene.

Fyll ut evt. medisinske behandlinger, hvilken lege som er ansvarlig for behandlingen, siste tannbehandling og evt. noter hvorfor pasienten kommer. Lagre og signer. Helseskjemaet lagres i boksen Registreringsdato til venstre.

Medikamenter – legg til eller lage ny

Trykk på plussknappen under rubrikken Pasientmedikamenter – type og dosering. Velg medikament ved å sette en hake i ruten og trykk på Lagre. For å legge til nye medikamenter, trykk på Skiftenøkkelen. Ett nytt vindu åpnes. Trykk på ny-knappen og skriv navnet på det nye medikamentet. Trykk Lagre og Lukk. Disse medikamentene er tilgjengelige alternativ til alle pasienter.

Velg medikament pasienten bruker

Legg til nytt medikament

Skriv in dosering direkt på raden under Dosering/Merknad.

Cave-markeringer

Du kan selv bestemme hvilken tilstand som skal gi en Cave-markering. Cave-markering i helseskjema gir rosa tekst og varseltrekant på knappen Helseskjema.

Trykk på Skiftenøkkelen i Helseskjema og trykk så på knappen Rediger OBS! for standard sykdommer.

Marker de sykdommene/tilstandene du vil skal gi Cave-markering. Trykk så på Lagre.

Oppdater helseskjema

Ved nytt besøk, åpne helseskjema og trykk på Ny-knappen. Endre tidligere markeringer eller legg til nye. Lagre og signere.

Ny dato lagres under Registreringsdato. Tillegg og forandringer markeres blått. Trykk på den respektive dato for å laste inn tidligere helseskjema.

Journal

I journalen registreres tidligere tannbehandling, kliniske funn og utførte behandlinger, men også økonomi, pasientens betalinger, erstatningskrav til HELFO mm.

Søk frem en pasient og trykk på knappen Journal i menyen til venstre.

Til venstre for tannstillingsgrafikken er det kolonner med Diagnose, Status, Planlagt, Utført og Fav (Favoritter).

Registrere tidligere tannbehandling

Trykk på filterknappen Status. Grå fane indikerer at status er aktivert.

Marker berørte tannflater ved å trykke på tennene i grafikken, og deretter trykke på den aktuelle gruppen under Tidligere behandling.

For å registrere flere amalgam- eller komposittfyllinger på forskjellige overflater og tenner samtidig, aktiver Auto-knappen slik at blitsen blir rød. Velg deretter tenner og overflater og trykk på gjeldende gruppe under Tidligere behandling.

Registrere kliniske funn

På den røde fanen, Diagnose, registreres kliniske funn.

Marker en eller flere tannflater, trykk på f.eks. karies i kolonnen, velg type karies. Gjør det samme for de andre kliniske funnene.

Alle kliniske funn vises i grafikken som røde tall eller markeringer.

 Journalen oppdateres med en føringsdato for hver tann.

Behandlingsplan/kostnadsoverslag

Trykk på grønn fane, Planlagt.

Marker tennene/overflatene som skal behandles. Tanngrafikken inneholder de kliniske funnene som er registrert tidligere. Velg en behandling ved å trykke på den aktuelle gruppen. Velg eventuelt egne journaltekster fra forhåndslagrede journaltekster og gjør endringer om ønskelig.

For å lage ett kostnadsoverslag, marker de journalradene som skal inngå i overslaget. Alternativt trenger man ikke markere noen rader hvis alle skal være med. Trykk på skriver-ikonet og velg Kostnadsoverslag. 
Her velger man om kostnadsoverslaget skal stiles til Pasient, Forsikringsselskap, Trygdekontor eller Sosialkontor.

Under Hent tekster kan man hente lagrede tekster å ta med på kostnadsoverslaget. Trykk Lagre.

I journalen er det nå en grønn linje for kostnadsberegningen som kan skrives ut på nytt om ønskelig.

Bestill time etter Kostnadsoverslag

Velg Timebok fra menyen til venstre, trykk på skiftenøkkelen.

Marker Timeregistrering av kostnadsoverslag.

Fra timeboken velger du vis/skjul overvåkingsliste for valgt pasient.

Overvåkingslisten vises i timebok-vinduet for den aktive pasienten. Linjen brukes ved å høyreklikke og velge registrer timeavtale.

Utføre handlinger – fra behandlingsplanen

Trykk på grønn fane, Planlagt.

Når behandlingen er ferdig markerer du de utførte behandlingene og trykker på ikonet med grønn pil/svart hake, Marker som utført.

Nytt vindu kommer opp med ett spørsmål, svar Ja om dette er riktig.

Behandlingene er nå overført til Status/Utført. Signer journalradene og send eventuell trygdeandel over til Journal HELFO.

Utførte behandlinger og journalføringer

Trykk på grønn fane, Utført

På samme måte som ved registrering av kliniske funn og planlagt behandling registreres utført behandling ved å markere den aktuelle tann eller tannflate og så trykke på den aktuelle gruppen under Utført.

Vinduet Ny journalregistering åpnes. Velg tekst fra forhåndslagrede journaltekster eller skriv inn manuelt i feltet Tekst. Under Off. Dekning velger du riktig Innslagspunkt og Off. Takst for det du utfører.

En journallinje lages med fullstendig informasjon om tann, tannflater, pris, dekningstype og behandlingssaldo der pasientavgiften og HELFO-dekningen deles opp.

Lage krav til HELFO 

Trykk på ikonet for HELFO som du finner i menyraden over journallinjene.

 Trykk så Oppgjør og valgt behandler.

Vinduet med Direkte oppgjør - HELFO åpnes for den valgte behandler.

Kontroller at blant annet dato og klokkeslett for behandling er korrekt, innslagspunkt er riktig (forskjellige innslagspunkt gir flere deloppgjør) og punkt i sykdomsliste eller diagnose er lagt inn hvis det trengs.
Når alt er fylt inn trykk Lagre.

Det vil da legge seg en lilla deloppgjørslinje i pasientens journal og oppgjøret har blitt overført til Journal HELFO.
Deloppgjøret som er overfør til Journal HELFO finner du ved å gå inn på Regnskap > Journal HELFO

Her ser man journallinjen med Deloppgjør 2 som ligger i status N.

Trykk på Faktura i menyen til venstre, og ett vindu med Samleregning HELFO kommer opp. Her får du en oversikt over alle deloppgjørene som vil komme med på samleregningen du skal sende.

Marker de radene du eventuelt ikke ønsker å ha med ved å trykke på raden. Gulmarkerte rader inngår ikke i fakturaen. Trykk så på Fakturer valgte linjer. 

Journalen oppdateres med en grønn linje, Spesifisert faktura, som viser fakturanummer og beløp. Denne sendes inn til Journal HELFO enten med Buypass kort eller ved å laste opp XML-fil i portalen.
Journallinjen med Deloppgjør 2 som tilhører denne fakturaen ligger nå i status J.

Betaling/Faktura

Kontant- eller kortbetaling

Trykk på Kontant eller Kort i menyen til venstre.

Marker de radene du eventuelt ikke ønsker at skal inngå i betalingen ved å trykke på raden. Gulmarkerte rader inngår ikke i betalingen.
Trykk på Betal valgte linjer. En spesifisert kvittering skrives ut.

Velger du å trykke på Delbetaling eller Forskudd vil du få opp ett vindu der du fyller inn beløpet pasienten skal betale. En kvittering på delbetaling eller forskudd skrives ut.

Journalen oppdateres med en blå linje når en betaling registreres, uansett betalingsmåte.

Faktura

Trykk på Faktura i menyen til venstre.

Marker de radene du eventuelt ikke ønsker å ha med ved å trykke på raden. Gulmarkerte rader inngår ikke i fakturaen.

Trykk på Fakturer valgte linjer. 
Journalen oppdateres med en grønn linje Spesifisert faktura, som viser fakturanummer og beløp.

Husk at en opprettet faktura, kort- eller kontantbetaling kun kan slettes samme dag.

Faktura - annen betaler

Annen betaler kan f.eks. være fylke eller forsikringsselskap. Trykk på Faktura i menyen til venstre. Velg f.eks. forsikringsselskap i nedtrekksmenyen og trykk Søk.

 Velg det forsikringsselskapet som er aktuelt.

Betalingen deles inn i en pasientdel og en del for annen betaler, i dette tilfellet Gjensidige Forsikring ASA. Under Debitere kan man legge inn en eventuell pasientavgift. Når man så fakturerer lages det en faktura i pasientens journal og resterende beløp overføres til Gjensidige Forsikring ASA’s ”journal”.

For å skrive ut fakturaen til forsikringsselskapet, åpne Gjensidige-journalen. Trykk på Faktura, kontroller den eller de overførte radene og velg Fakturer valgte linjer.

Endring av betalingsmåte

Endring av betalingsmåte kan gjøres samme dag, fra kort til kontant eller omvendt. Høyre museklikk på den blå betalingslinjen og velg Slett. Betalingen fjernes og de tilhørende behandlingslinjene settes tilbake til status N.

Gjør så betalingen på nytt og velg kort/kontant i stedet.

Registrere innbetaling av faktura

Om pasienten har utstående fakturaer vil teksten for innbetaling være blå i menyen til venstre. 
Trykk på $ Innbetaling og vinduet med Betaling av faktura åpnes. 

En liste over utestående og delbetalte fakturaer vises. Marker den fakturaen som skal registreres som innbetalt. Trykk så på Full betaling. 

Velg betalingsmåte og korrekt dato for innbetaling, og trykk på Lagre. Ved delbetaling må beløpet angis, ellers er prosedyren den samme som ved full betaling. Journalen oppdateres med en blå linje. Kvittering skrives ut ved kontant- eller kortbetaling.

HELFO-krav

Ikke innsendte HELFO-krav

For å sjekke at du ikke har glemt å overføre noen krav til Journal HELFO velg Regnskap > Oversikt utestående. 
Sett hake på Ikke ovf. Helfo og trykk Søk.

Se om det ligger noen beløp i kolonnen til høyre Ikke ovf. Helfo. Gjør det det kan du aktivere pasienten ved å dobbeltklikke på pasientens navn. Kontroller at kravet er korrekt i journalen og overfør til Journal HELFO.

Håndtere/kontrollere oppgjør i Journal HELFO 

Alle deloppgjør som er overført til Journal HELFO finner du ved å gå inn på Regnskap > Journal HELFO 

Opus anbefaler å sende inn direkteoppgjør til HELFO minst 1 gang i uken. På den måten kan du unngå at oppgjørene blir overveldende store i forbindelse med eventuelle korrigeringer av feil på deloppgjør i senere tid.

Når dagen er over

Omsetning

I omsetningsskjemaet kan man blant annet se summen av registrerte behandlinger og summene av mottatte kontanter, kort etc.

Omsetningsskjema er tilgangsstyrt og ligger under Regnskap > Omsetningsskjema.

Vis pr. navn.

Vis pr. beløp pr. dag.

Annet om regnskap:

Regnskap > Oversikt utestående For å hente frem ufakturert/fakturert for pasient (pr. regnskap eller pr. behandler)

Lister > Liste - kvittering/faktura Lister over skrevne kvitteringer/fakturaer (inklusive de som er slettet.)

Journal – Henvisning

Lage og sende henvisninger 

Velg den aktuelle pasientjournal og trykk på skriverikonet oppe til venstre. Velg Henvisning. 

Velg hvem henvisningen skal sendes til ved å klikke på knappen Hent tannlege/spesialist/tannpleier eller helsestasjon. Vinduet Søk åpnes og de forhåndslagrede tannlegene/spesialistene/tannpleierne eller helsestasjonene listes opp. Dobbeltklikk på den aktuelle og denne vil bli valgt.

Fyll inn ønsket tekst i henvisningen, Lagre.

Før henvisningen registreres i journalen får du opp vinduet Ny journalregistrering hvor du har mulighet til å skrive ytterligere kommentarer som bare vil ligge i journalen.

Trykk Lagre når du er klar, og journalen oppdateres med en grønn journallinje.

Motta epikrise

Når epikrisen er mottatt åpner du gjeldende pasientjournal. Høyreklikk på den grønne journallinjen med Sendt henvisning og velg Mottatt epikrise. Skriv eventuelt en kommentar til journaloppføringen og trykk på Lagre.

Journalen oppdateres med en ny grønn journallinje for registrert epikrise. Mrk. man kan kun registrere en epikrise pr sendt henvisning.

Motta henvisning

Aktiver Status i journalen og trykk på Mott. henvisning

Trykk på Velg tannlege/spesialist eller tannpleier og de forhåndslagrede tannlegene/spesialistene og tannpleierne listes opp. Dobbeltklikk på den henvisningen har kommet fra, og denne vil bli valgt. Trykk Lagre og journalen oppdateres med en gul journallinje for registrert henvisning.

Skriv epikrise

Trykk på skriverikonet oppe til venstre i journalen og velg Epikrise. 

Velg hvilken mottaker og mottakertype for epikrisen. Fyll ut diagnose, behandlingsplan og utført behandling. Velg hvilke journallinjer som skal inkluderes i epikrisen. Trykk på Lagre og Skriv ut når du er ferdig. Journalen oppdateres med brun journallinje for sendt epikrise.

Recall

Registrere/endre recalloppsett

Trykk på Recall i menyen til venstre. Recall-vinduet åpnes.

Trykk på knappen Ny og vinduet Opprett recall åpnes. Intervall styrer hvor ofte man ønsker at pasienten skal kalles inn (dette angis med f.eks. 12, 6 eller 3 mnd.) Antall minutter styrer hvor lang tid som settes av i timeboken ved automatisk innkallelse. Trykk på Lagre.

For å endre recalloppsett på en pasient kan du trykke på Endre og vinduet med Oppdater recall åpnes. Trykk på rødt kryss for å slette ett recalloppsett.

Timeboken

Timeavtale

Søk fram en pasient og trykk på Timebok i menyen til venstre.

Sett opp en time ved å dra og markere ønsket tid med venstre museknapp. Når du slipper museknappen åpnes vinduet Lag timeavtale. 

Trykk på kategori hvis farge ønskes på avtalen i timeboken og/eller klikk på gjeldende Timeboktekst. Det er også mulig å skrive direkte i feltet Beskrivelse.

Avtalen vises nå med pasientens navn og hvilken type behandling i timeboken, og du vil også finne timeavtalen under Timeavtaler i menyen til venstre. 

Endre tid

Høyreklikk på timeavtalen og velg ett av de tre ombookingsalternativene:

Flytt – pasientens ønske 
Flytt – klinikkens ønske 
Flytt – feilregistrering

Flyttebilen aktiveres, trykk på den nye dagen/tiden så flyttes timeavtalen.

eller

Når flyttebilen er aktivert, trykk på kalenderen for å velge dager lengre frem i tid.

Avbestille time

Høyreklikk på timeavtalen og velg Slett/Avbestill timeavtale

Velg hvordan avbestillingen skal registreres. Legg evt. inn ett gebyr.

Ikke møtt

Høyreklikk på timeavtalen og velg Ikke møtt. Ikke møtt kan kun velges samme dag som det oppstår.

Timer med Ikke møtt markeres med rød ramme i timeboken og pasientjournalen oppdateres med en journallinje. Avbestillinger og manglende oppmøte lagres også i egen overvåkningsliste. 
Denne åpnes fra Lister > Overvåkningsliste.

Timebokoppsett

Innstillinger > Denne behandler > Timebok > Timebok-behandleroppsett.

Velg behandlerens farge - alle behandlerens timer får denne fargen. Velg de ressursene/stolene behandleren skal jobbe på. Lag recallinnstillinger. Velg antall minutter mellom to recallpasienter og maksimalt antall recallpasienter pr. dag. Velg om navnet på pasienten og tildelt tid skal vises på innkallingskortet.

Arbeidstid i timeboken

Åpne timeboken og trykk på Arbeidstid for valgt behandler.

Trykk, dra og slipp for å lage en markering med arbeidstid. Velg om recall [R] skal kunne bookes på arbeidstiden ved å huke av eller på for dette i feltet til høyre. Du kan også høyreklikke på hvert felt og velge Recall på arbeidstider [R]

Her kan du også velge å skjemalegge avtaler, preblokkeringer og andre bestillinger som lunsj, administrasjon, kaffe mm. 
Sett da en hake på Skjemalegg avtaler og preblokkeringer i feltet til høyre. 

Når alt er klart kan du velge Repetere uke hvis timeplanen skal være lik hver uke, annenhver uke osv. 

Her kan du velge om timeplanen skal gjentas hver uke, da skriver man ”1”, ønsker man annenhver uke skriver man ”2” osv. Deretter velger du fra hvilken dato timeplanen skal begynne å gjelde (Start) og etter hvor mange forekomster den skal utløpe (Slutt etter), eller om du i stedet velger hvilken dato repeterende uke skal slutte (Sluttdato).

 

Systeminnstillinger

Opus Dental har store muligheter for å legge til rette for enkel journalføring, timebestilling mm.

Forhåndslagrede journaltekster

I stedet for å skrive alt som journalføres hver gang kan du i Opus forhåndslagre journaltekster som igjen er koblet til priser og diagnoser.

For å lagre en ny journaltekst åpne:

Innstillinger > Alle behandlere > Forhåndslagrede journaltekster

Velg Gruppe (knapp i journalen) der den nye journalteksten skal plasseres. Trykk på Ny. En ny rad opprettes. Skriv inn den nye journalteksten, produktnr. og evt. overflater hvis det er en overflaterelatert behandling. Skriv en utskriftstekst som vil vises på kvittering, faktura og refusjonsforespørsel. Trykk Lagre.

For å koble den nye teksten til en pris, trykk på fanen Priser/Trygderefusjonstakster. 
Under feltet Priskode velger du den koden som passer. Alternativt lager du en ny priskode hvis det trengs. Fyll deretter inn trygdetakst og dekningstype hvis det gjelder for denne behandlingen.

Under Hendelser kobler du hendelse, tid osv. og ikke minst behandlingslisten(e) journalteksten skal vises i.

Lagre.

Prislister

Innstillinger > Alle behandlere > Prislister

For å endre, trykk på prisen og skriv inn den nye. For å kontrollere hvilke prislister prisen er tilgjengelig i, dobbeltklikk på prisen. Huk av i hvilke prislister du ønsker at prisen skal vises i.

For å lage en helt ny pris, trykk på Ny og velg kategori og gruppe.

Skriv inn ønsket priskode, tekst og velg hvilke prislister den nye prisen skal være i. Avslutt med å trykke Lagre. Prislisten kobles da sammen med behandling og tekster i Forhåndslagrede journaltekster. I prislisten arbeider du kun med priser, ikke journaltekster eller hendelser.

Behandlingslister

For å kunne bruke sine egne utvalgte behandlinger og tekster under journalføring lager man behandlingslister. 

Velg Innstillinger > Alle behandlere > Behandlingslister

Trykk på Ny.

Skriv inn navnet på den nye behandlingslisten og velg hvem som skal kunne bruke den.

Velg så Kategori og Gruppe. Flytt tekster mellom kolonnene Ikke valgt og Valgt og sorter rekkefølgen ved hjelp av pilene (opp og ned). Kolonnen til høyre inneholder de valgte tekstene som nå vil være tilgjengelig fra journalen.

Som i eksempelet over har en behandlingsliste blitt tilpasset en tannpleier. Under gruppen Undersøkelse har man bare valgt behandlinger som en tannpleier utfører.

For å aktivere behandlingslisten hos tannpleieren går du på Innstillinger > Denne behandler > Personalia (Privat) 

Hvis Hent fra firma er huket av, tar du vekk haken og velger den nye behandlingslisten i stedet. 
Avslutt med å Lagre.

Timepris

Innstillinger > Alle behandlere > Timepriser

Trykk på Ny, eller trykk på eksisterende timepris for å endre.

Skriv navn, hvilken pris og hvilken behandler prisen skal være tilgjengelig for. Lagre.

Utskriftstekster

Innstillinger > Alle behandlere > Utskriftstekster

Trykk på utskriftsteksten, gjør ønskede endringer og Lagre.

Firmaopplysninger og økonomi-innstillinger

Innstillinger > Dette firma > Firmaopplysninger

Under firmaopplysningene finner du generell kontaktinformasjon til firmaet og 3 andre faner med henholdsvis Regnskap, Lister og Tjenester. 

Under fanen Grunnleggende info registres blant annet SMS innstillinger og firmaets HER/ID. 

Under fanen Regnskap registres ting som purregebyr, antall dager til forfall, rentesats, kontonummer osv.

Under fanen Lister registreres prislister og behandlingslister

Under fanen Tjenester registrerer du HER-ID for tjenestebasert adressering, hvis dette brukes.

Brukerinnstillinger

Her legger du inn alle brukerne som skal ha tilgang til Opus. For å gjøre innstillingene må man være innlogget som Administrator.

Brukernavn = Innloggingsnavn

Kort navn = Navnet som vises i Opus

Navn = For- og etternavn

Standardbehandler = Den behandleren som er aktiv i forbindelse med innlogginger. 

Passord = Innloggingspassord

Rolle = Hvilke tillatelser som tildeles brukerne. F.eks. Superbruker (maksautorisasjon), Tannlege (middels autorisasjon) og Resepsjonist (lav autorisasjon). 
På bruker med e-resept må forhåndsvalgt behandler fylles ut. Mulighet for å opprette egne brukergrupper er tilgjengelig.

Personnummer = For å kunne bruke e-resept

Brukerinnstillinger

Under Skiftenøkkelen kan man korrigere følgende innstillinger:

· Bruk sterkt passord

· Gyldighetstid

· Den korteste tiden mellom passordenringer, angitt i dager

· Logg av bruker etter inaktivitet, angitt i minutter

· Maks antall mislykkede innlogginger (før passordet sperres).

· Bruk av PKI-innlogging

· Bruk av SMS pålogging

· Katalogtjeneste (domene)

 

Korriger innstillingene og Lagre.