Registrera ny patient

Välj Arkiv>Nytt registerkort alternativt klicka på knappen Registerkort i den vänstra menyn

Skriv in patientens personnummer, klicka på Uppdatera från SPAR för att hämta patientens uppgifter från folkbokföringsregistret, kontrollera att uppgifterna stämmer, är allt korrekt efter uppdatering, Spara.  

Kontrollera och eventuellt korrigera övrig information Behandlare, telefonnummer, e-post, eventuella intyg om N, F och S, STB etc. Välj Spara.

Övrig information

Avsaknad av fullständigt personnummer kan registreras som 1111 för man eller 0000 för kvinna, om de fyra sista siffrorna saknas. Fråga uppkommer då om reservnummer ska skapas. Klicka Ja. 

Speciella anteckningar om patienten som bör uppmärksammas skrivs in i fältet Anteckningar. Om du dessutom sätter en bock i OBS-rutan blir texten på Registerkortsknappen rosa och varningstriangel syns som ett observandum.  

Datum för registrering och sista ändring fylls i per automatik. Ett patientnummer i vald behandlares nummerserie tilldelas också automatiskt.

Patientkategori – välj kategori

Klicka på plus-tecknet under rubriken Patientkategori, bocka i ditt val i listan och Spara.

Vald patientkategori syns nu i registerkortet och är även sökbar i listan, Register> Patient/Revision.

Patientkategori – skapa ny kategori

Om ingen patientkategori passar, skapa då en ny genom att klicka på skiftnyckeln.

1. Välj Ny.
   
2. Skriv in namnet på den nya patientkategorin och Spara.

Ändra efternamn

1. Klicka på pennan.
   
2. Skriv in nya namnet och ange orsak till ändring och välj sedan Spara. Ändringen kommer att kunna följas under knappen Historik.

Klicka på knappen Sök i vänstra menyraden.

Under skiftnyckeln kan du ställa in startposition för sökmarkören, välj mellan patientnummer, efternamn eller personnummer.

Klicka på ikonen med förstoringsglaset för att söka. 

Alla fält är sökbara så det är även möjligt att söka på telefonnummer, ort, lådnummer etc. 

Under skiftnyckeln kan man också välja om man vill att sekel ska fyllas i automatisk och att patienter som slutat eller avlidit inkluderas i sökningen.

Öppna en patientjournal genom att dubbelklicka på raden eller att markera raden och klicka på förstoringsglaset.

Registrera hälsodeklaration

Markera i kryssrutorna. Till varje vald sjukdom eller tillstånd finns en ruta för Speciella anteckningar. Finns det en anteckning är sjukdomen/tillståndet understruket. Klicka på texten för att läsa tillhörande anteckningar. 

Fyll i ev. Läkarbehandlingar, vilken läkare som ansvarar för behandlingen, senaste tandbehandling och ev. notering om varför patienten kommer. Spara och signera. Hälsodeklarationen sparas i rutan Registreringsdatum.

Mediciner – lägg till eller skapa ny

Klicka på plusknappen under rubriken Patientmediciner – typ och dosering. Välj medicin genom att sätta en markering i rutan och klicka på Spara-knappen. För att lägga till nya mediciner, klicka på skiftnyckeln. Ett nytt fönster öppnas, klicka på ny-knappen och skriv namnet på den nya medicinen. Klicka på Spara-knappen och stäng. Dessa mediciner kan användas till alla patienter.

Lägg till medicin	Lägg till ny medicin

Skriv in dosering direkt på raden under Dosering/Anteckning. 

Cave-markeringar

Du kan själv bestämma vilka tillstånd som ska generera Cave-markering. Cave-markering i hälsodeklarationen genererar rosa text och varningstriangel på knappen Hälsodeklaration. 

Klicka på skiftnyckeln i Hälsodeklarationen och klicka på knappen Redigera cave för standardsjukdomar.

Markera de sjukdomar/tillstånd du vill ska generera cave-markering. Klicka på Spara. 

Uppdatera hälsodeklaration

Vid nytt besök, öppna hälsodeklarationen och klicka på Ny-knappen. Ändra tidigare markeringar eller lägg till nya. Spara och signera. 

Nytt datum sparas i Registeringdatum. Tillägg och förändringar blåmarkeras. Klicka på respektive datum för att läsa tidigare hälsodeklarationer.

Grön FK-knapp i höger hörn,  indikerar att information från Försäkringskassan är uppdaterad. Röd knapp indikerar att ingen uppdatering gjorts.

Opus kontrollerar att informationen mellan FK och patientens journal stämmer. Det kan även visas meddelande om startdatum för ersättningsperiod.

Klickar man Ja, uppdateras Opus med informationen från FK, klickar man Nej uppdateras det inte.  

Väljer man att klicka Nej så kan man vid senare tillfälle uppdatera genom att öppna upp FK-fönstret och välja Uppdatera från FK.

I journalen registreras föregående tandvård, kliniska fynd och utförda åtgärder, men även ekonomi, patientens betalningar, ersättningsbegäran till Försäkringskassan med mera.  

Sök fram en patient och klicka på knappen Journal i menyvalet till vänster. 

Till vänster om grafiken över tanduppsättning, finns kolumner med Diagnos, Status, Planerat, Utförd och Fav (Favoriter).  

Registera föregående tandvård

Klicka på filterknappen Status. Grå bock indikerar att status är aktiverat.

Markera berörda tandytor genom att klicka på tänderna i grafiken och klicka på aktuell grupp under Föregående.

För att registera flera amalgam- eller kompositfyllningar på olika ytor och tänder samtidigt, aktivera Autoknappen så att blixten blir röd. Markera sedan tänder och ytor och klicka på aktuell grupp under Föregående.

Registrera kliniska fynd

I kolumnen med röd knapp, Diagnos registeras kliniska fynd.

Markera en eller flera tandytor, klicka på exempelvis karies i kolumnen, välj vilken typ av karies. Gör på samma sätt för övriga kliniska fynd.  

Alla kliniska fynd visas i grafiken som röda siffror elle markeringar. Journalen uppdateras med en daganteckning för varje tand.

Terapiplan/kostnadsberäkning

Klicka på grön knapp, Planerat.

Klicka på de tänder/ytor som ska åtgärdas. Tandgrafiken innehåller de klinska fynd som registerats tidigare. Välj åtgärd genom att klicka i aktuell grupp. Välj eventuellt egna journaltexter från förhandslagrade journaltexter och gör egna tillägg om så önskas.

För att skapa en kostnadsberäkning, markera de journalrader som ska ingå alternativt markera inga rader om alla ska ingå. Klicka på skrivarikonen och välj Kostnadsberäkning.

Här väljer man om kostnadsberäkningen ska ställas till Patient, Försäkringsbolag, Socialkontor eller Landsting.

Under Hämta texter kan man välja förskrivna texter att ta med på kostnadsberäkningen. Klicka Spara.

I journalen finns nu en grön utskriftsrad för Kostnadsberäkningen som kan skrivas ut på nytt om så önskas.

Boka tid enligt Kostnadsberäkning 

Välj Tidboken från vänstra menyn, klicka på skiftnyckeln.

Markera Bokningsmöjlig kostnadsberäkning.

Från Tidboken välj visa/dölj bevakningslista för aktiv patient.

Bevakningslistan visas i tidboksfönstret för den aktiva patienten. Raden används genom att man högerklickar och väljer registrera bokning.

Utföra åtgärder – från terapiplanen

Klicka på grön knapp, Planerad

När behandlingen är utförd, markera de utförda åtgärderna, klicka på ikonen med grön pil/svart bock, Gör utfört.

Nytt fönster kommer upp med en fråga, svara Ja om detta är korrekt.

Åtgärderna har nu överförts till Status/Utförd. Signera journalraderna och skicka ersättningsbegäran till Försäkringskassan.

Utföra åtgärder och journalanteckningar

Klicka på grön knapp, Utförd

Precis som vid registering av kliniska fynd och planerad terapi registeras åtgärder genom att markera aktuell tand eller tandyta, klicka på aktuell grupp under Utförd.

Fönstret Ny journalregistering öppnas. Välj text från förhandslagrade journaltexter eller skriv in manuellt i fältet Text. Välj fördelning (N, B, P eller A).  Fördelningen följer registreringen i registerkortet. Välj Åtgärd och Tillstånd.

En journalrad skapas med fullständig information om ytor, pris,  FK-fördelning och behandlingssaldo, där patientavgift och FK delas upp.

Skapa ersättningsbegäran till Försäkringskasan

Kontrollera att de journalrader som tillhör behandligstillfället är signerade.

Klicka på ikonen för Försäkringskassan som finns i menyraden.

De signerade åtgärderna på den valda behandlaren listas i ersättningsbegäran. Välj Kontrollera och en validering sker mot Försäkringskassan.

En fråga kommer upp om man vill ta ut patientens tandvårdsbidrag.  Klicka för önskat alternativ.

I ersättningsbegäran finns information om patienten, ingående högkostnadsskydd och ATB. Försäkringskassan begär också in information om antal kvarvarande tänder och antal intakta tänder. Skicka in ersättningsbegäran genom att klicka Kontrollera, skicka och stäng.

En grön rad skapas i journalen. FK-loggan uppe till höger i journalvyn snurrar och visar att kommunikation sker med Försäkringskassan.   

Den skickade ersättningsbegäran sparas i FK Skicka/ta emot under Ekonomi, i väntan på en betalfil från Försäkringskassan. 

Om ersättningsbegäran skickas efter mer än två veckor måste skäl anges till försening.

Kontant- eller kortbetalning

Klicka på Kontant eller Kort i menyraden till vänster.

Avmarkera de rader som eventuellt inte ska ingå i betalningen,  genom att klicka på raden. Gulmarkerade rader ingår inte i betalningen. 

Klicka på Bet. markerade rader. Ett specificerat kvittor skrivs ut.

Väljer du att klicka Delbet. eller Förskott visas en ruta där du fyller i beloppet patienten ska betala. Kvitto på ospecificerad tandvård skrivs ut.

Journalen uppdateras med en blå rad när en betalning registreras, oavsett betalsätt.

Faktura

Välj Faktura från menyn till vänster.

Avmarkera de rader som eventuellt inte ska ingå i betalningen genom att klicka på dem, dessa blir då gulmarkerade och ingår inte i fakturan.

Klicka på Fakt. mark. rader. Journalen uppdateras med en grön rad där fakturanummer och belopp visas.

Tänk på att en skapad faktura endast kan ångras samma dag.

Faktura - annan betalare

Annan betalare kan vara t ex landsting eller försäkringsbolag. Klicka på Faktura i vänstra menyn. Välj t ex Landsting i rullistan och klicka Sök.

Välj det landsting som är aktuellt.

Betalningen  delas in i patientdel och  del för annan betalare, i detta fall Region Skåne. Under Debitera kan man lägga in eventuell patientavgift. När man sedan fakturerar skapas en patientfaktura i patientens journal och resterande belopp förs över till Region Skånes ”journal”.

För att skriva ut fakturan till landstinget, öppna landstingsjournalen och klicka på Faktura, kontrollera den eller de överförda raderna och välj  Fakt. mark. rader.

Ändring av betalsätt

Ändring av betalsätt kan göras samma dag, från kort till kontant eller omvänt. Klicka med höger musknapp och välj Ta bort. Betalningen tas bort och summorna återställs.  

Gör sedan om betalningen på nytt och välj kort/kontant istället. 

Registera inbetalning av faktura

Om patient har utstående faktura så är texten för Inbetalning blå. Klicka på Inbetalning och fönstret med Betalning av faktura öppnas.

En lista över utestående och delbetalda fakturor visas. Markera den fakturarad som ska registeras som betald. Klicka på Slutbetalning.

Välj betalsätt och datum då betalningen skedde och sedan klicka på Spara. Vid delbetalning måste belopp anges, i övrigt är tillvägagångssättet detsamma som vid slutbetalning. Journalen uppdateras med en blå rad. Kvitto skrivs ut vid kontant- eller kortbetalning.

Kontrollera ej skapade ersättningsbegäran 

För att kontrollera så att man inte har missat att skicka någon ersättningsbegäran välj Ekonomi>Utestående fodringar>Utestående FK

Om det finns patienter i listan kontrollera journalerna och korrigera eventuella fel. 

Opus rekommenderar att den här listan kontrolleras regelbundet med anlening av Försäkringskassans 14 dagarsregel. Kontrollera minst en gång i veckan men helst vid varje arbetsdags slut

Hantera/kontrollera skickade ersättningsbegäran

Samtliga, under perioden skapade, ersättningsbegäran finns samlade under Ekonomi>FK Skicka/Ta emot. Här hanteras även betalspecifikationer från Försäkringskassan.

Opus rekommenderar att listan i FK skicka/ta emot kontrolleras regelbundet, minst en gång i veckan. På det viset upptäcks eventuella korrigeringar eller ersättningsbegäran som av något skäl inte skickats till Försäkringskassan i tid.

För att vara säker på alla ersättningsbegäran är skickade till Försäkringskassan, klicka på knappen Skicka alla. 

Om det finns en betalspecifikation från Försäkringskassan, markera raden och klicka Hantera betalning. Opus skapar en faktura på beloppet i betalspecifikationen och lägger i FK journal. När pengarna inkommit från Försäkringskassan kan betalning av fakturan registeras.  

Vi eventuella differenser i betalspecificationen, mellan det du begärt och det Försäkringskassan har beviljat, rättar Opus automatiskt detta om du högerklickar på betalspecifikationen och väljer Korrigera alla. Alla differenser måste vara korrigerade innan det går att hantera betalningen. Sedan återstår att kontrollera de berörda patientjournalerna: hantera patientavgifterna, betala tillbaka eller fakturera.

Terapiplan - Förhandsprövning

Förhandsprövning skapas i terapiplanen. Lägg in åtgärderna för den behandling som ska förhandsprövas.

Markera raden/raderna som ska förhandsprövas och klicka på skrivarikonen och välj Förhandsprövning TVR2008.

Skriv in orsak till förhandsprövning och välj Skicka FHP. Försäkringskassan kontaktar behandlaren om mer information önskas.

Omsättning

I omsättningsschemat kan man bland annat se summan av registrerade åtgärder och summorna av mottagna kontanter, kort, etc.

Omsättningsschemat är behörighetsstyrt och ligger under Ekonomi>Omsättning.

Visar per namn.

Visar per belopp per dag.

Annat om ekonomi:

Ekonomi> Utestående fodringar  patient (per företag    

Listor> Kontant/Faktura  

För att ta fram ofakturerat/fakturerat föör eller behandlare) 

Listor med utskrivna kvitton/fakturor (inklusive makulerade).

Skapa och skicka remiss

Välj aktuell patientjournal och klicka på skrivarikonen, nere till vänster. Välj Extern remiss.

Välj till vem remissen ska skickas genom att klicka på knappen Välj tandläkare/specialist eller hygienist. Fönstret Sök öppnas, de förinlagda tandläkarna/specialisterna och hygienisterna listas. Välj den aktuella och klicka Välj. 

Fyll i remissen, spara och skriv ut.

Innan remissen registeras i journalen finns möjlighet att skriva ytterligare kommentarer som bara noteras i journalen.

Klicka Spara  när du är klar, så uppdateras journalen med en grön journalrad.

Ta emot remissvar

När remissvaren erhålls, öppna den aktuella patientjournalen. Högerklicka på den gröna journalraden med Skickad remiss och välj Mottagit epikris/remissvar. Skriv eventuell kommentar till journalregisteringen och klicka Spara.

Journalen uppdateras med ytterligare en grön rad för registrerat remissvar.

Ta emot remiss

Aktivera statusläget i journalen och klicka på Mottagit remiss

Klicka på Välj tandläkare/spcialist eller hämta hygienist och markera från vem remissen kommit. Klicka Spara så uppdateras journalen med en gul rad för registrerad remiss.

Skriv remissvar

Klicka på skrivarknappen nere till vänster och välj Epikris/Remissvar.

Fyll i diagnos, terapiplanerad behandling och utförd behandling. Välj vilka journalrader som ska ingå i remissvaret. Klicka på Spara och skriv ut när du är klar. Journalen uppdateras med en brun journalrad för skickat remissvar.

Registera/ändra revision

Klicka på Revision i menyvalet till vänster. Revisionsfönstret öppnas.

Klicka på knappen Ny och fönstret Skapa revsion öppnas. Intervall styrs av hur ofta patienen ska kallas (anges tex med 12, 6 eller 3 månader). Tid styr hur lång tid som ska sättas in i tidbok vid automatisk kallelse. Klicka på Spara.

För att ändra revisionen klicka på Redigera och fönstret med Uppdatera revision öppnas. För att ta bort en revision, klicka på rött kryss.

Boka tid

Sök fram en patient och klicka på Tidbok i den vänstra menyn.  

Boka en tid genom att klicka med vänster musknapp, dra och markera önskad tid. Släpp musknappen så öppnas fönstret Skapa bokning.

Klicka på kategori om färg önskas på bokningen i Tidboken och/eller klicka på aktuell Tidbokstext. Det går också att skriva direkt i fältet för beskrivning. 

Bokningen visas nu med patientens namn och planerad behandling i tidboken och bokningen visas också under Tidsbokning.

Ändra tid

Högerklicka på den bokade tiden och välj något av de tre Boka om-alternativen:

Boka om – patientens önskan  Boka om – klinikens önskan  Boka om – felregistrerad tid  Flyttbilen aktiveras, klicka på den nya dagen/tiden så flyttas bokningen.  eller  När flyttbilen är aktiverad, klicka på kalendern för att välja dagar längre fram.

Boka av tid

Högerklicka på den bokade tiden och välj Radera/Ta bort.

Välj hur avbokningen ska registreras. Lägg in eventuellt arvode.

Uteblivande

Högerklicka på den bokade tiden och välj Utebliven. Utebliven kan endast väljas samma dag som uteblivandet sker.

Utebliven tid markeras med röd ram i tidboken och patientjournalen uppdateras med en journalrad. Avbokningar och uteblivande sparas också i Bevakningslistan. Denna öppnas från Listor – Bevakningslista. 

Tidboksinställningar

Inställningar – vald behandlare – Tidbok - Behandlarinställningar.

Välj behandlarfärg – alla behandlarens bokningar får denna färg. Välj de resurser/stolar som behandlaren ska arbeta på. Gör revisionsinställningar. Välj antal minuter mellan två revisionspatienter och maxantal revisionspatienter per dag. Markera om behandlares namn och avsatt tid ska visas i kallelsekorten.

Öppna tidboken och klicka på Arbetsschema för aktiv behandlare

Klicka, dra och släpp för att skapa en markering om schemaläggning. Välj om revisioner ska kunna bokas på schemalagd tid genom att markera i ruta till höger.

Här kan du också välja att schemalägga preblock och övriga bokningar så som lunch, administration, fika etc. När allt är klart kan du välja att Repetera vecka om schemat gäller varje vecka.

Här kan man välja om schemat ska repeteras varje vecka då skriver man ”1” önskar man ha varanann vecka skriver man ”2” etc. Därefter väljer man från vilket datum schemat ska börja gälla och efter hur många förekomster den ska uppöra eller om man istället väljer per vilken datum schemat ska upphöra.

I Opus Dental finns stora möjligheter att underlätta journalföring och tidbokningar mm. 

Förhandslagrade journaltexter

Istället för att skriva allting som journalförs varje gång kan Opus förhandslagra journaltexter, kopplade till priser och diagnoser. 

För att skapa en ny journaltext, öppna: 

Inställningar>Alla behandlare> Förhandslagrade journaltexter

Välj Grupp (knapp i journalen) där den nya journaltexten ska placeras. Klicka på knappen Ny. En ny rad skapas. Skriv in den nya journaltexten, priskod och ev. ytor om det är ytrelaterad åtgärd. Skriv en utskriftstext som visas på kvitto, faktura och ersättningsbegäran. Klicka Spara. 

För att knyta den nya texten till ett pris, klicka på fliken Priser/Taxor. Klicka där på priskod och välj den som passar. Fyll sedan i ev åtgärdsnummer. Under Händelser/Användarkopplingat/Tid  kopplar du till t ex Behandlingslista, Händelse etc.  

Spara.

Prislistor

Inställningar>Alla behandlare>Prislistor

För att ändra, klicka på priset och skriv i det nya. För att kontrollera i vilka prislistor det finns tillgänligt, dubbelklicka på priset. Markera med bock i vilka prislistor priset ska finnas. 

För att skapa en helt ny prisuppgift, klicka på Ny-knappen och välj kategori och grupp.

Skriv i priskod, text och välj vilka prislistor det nya priset ska finnas med i. Avsluta med att klicka Spara. Prislistan kopplas sedan samman med åtgärder och journaltexter i Förhandlslagrade journaltexter. I prislistan arbetar du enbart med priser, inte journaltexter eller åtgärder.

Behandlingslistor

För att kunna använda sina egna utvalda åtgärder och texter i journalföringen skapas en behandlingslista. Välj Inställningar>Alla behandlare>Behandlingslistor

Klicka på Ny. 

Skriv in namnet på den nya behandlingslistan och välj vem som ska kunna använda den. 

Välj sedan kategori och grupp. Flytta texter mellan kolumnerna och sortera dem med hjälp av pilarna. Högerkolumnen innehåller de valda texterna som sedan kommer att vara tillgängliga från journalen. 

Som i exemplet ovan har en behandlingslista anpassats för tandhygienister, under grupp Undersökning har man endast valt åtgärder som tandhygienister använder. 

För att välja och aktivera behandlinglingslistan klicka Inställningar >Vald behandlare>Behandlarinformation

Om Hämta uppgifter från företag är ibockat, avmarkera och välj istället den nya behandlingslistan. Avsluta med att Spara.

Timtaxa

Inställningar> Alla behandlare> Timtaxa

Klicka på Ny, eller klicka på befintlig för att ändra.  

Skriv namn, vilken taxa och vilken behandlare priset ska finnas tillgänligt för. Spara.

Rapporttexter

Inställningar> Alla behandlare> Rapporttexter

Klicka på rapporttexten, gör önskade ändringar och Spara.

Företagsuppgifter och ekonomiinställningar 

Inställningar> Denna klinik> Företagsinformation

I företagsinformationen finns allmänna kontaktuppgifter till företaget och två flikar med ekonomi respektive övriga inställningar.

Under ekonomifliken registeras sådant som påminnelseavgifte, antal dagar till förfall, räntesats, kostnadsställe med mera.

Under fliken övrigt registeras bland annat SITHS-certifikat och SMS-inställningar.

Här läggs samtliga medarbetare in som ska ha tillgång till Opus. För att göra inställningen måste man vara inloggad som administratör.

Användarinställningar

Under Skiftnyckeln kan man korrigera följande inställningar:

Använda starkt lösenord 

Giltighetstid 

Den kortaste tiden mellan lösenordsändringar, angivet i dagar 

Logga ut efter inaktivitet, angivet i minuter. 

Max antal misslyckade inloggningar (innan lösenordet spärras). 

Använd PKI-inloggning 

Autentisering med BankID 

Korrigera inställningen och Spara