I denna manual hittar ni de rutiner som vi på Opus rekommenderar. Självklart kan rutinerna anpassas efter er klinik. Det är dock viktigt att följa Kassalagen samt Försäkringskassans 14 dagars regel för att inte förlora ersättning.

Ofakturerat FK

Välj Ekonomi>Utstående fodringar

Bocka i Ofakturerat FK, välj och skriv in ev lösenord, välj sök.

Alla patienter i listan har journalrader med normalfördelning, som av någon anledning inte är inskickad till Försäkringskassan. Dubbelklicka på önskad rad för att få fram patienten, öppna journalen.

Exempel på anledningar

Osignerade journalrader, dvs journalrad med åtgärd som ska rapporteras till FK men som saknar behandlarens signatur, åtgärd som saknar tillståndskod eller helt enkelt att man glömt att skicka in åtgärderna.

Osignerad rad

Leta i kolumnen Sign, på respektive behandlare. Om en rad med åtgärd saknar signering, signera och skicka in.
 

Fel åtgärdskod eller ingen tillståndskod

Titta i kolumnen Referenspris, står det 0 kr så är det inte inskickad till FK. För att undersöka vad som finns i den ersättningsbegäran som är knuten till samma datum, högerklicka, välj Visa ersättningsbegäran och kontrollera innehållet.

Om den inte finns med, kontrollera TLV att åtgärdskod samt tillståndskod är aktuell. Återför raden och lägg in den på nytt med rätt uppgifter (glöm inte ändra behandlingsdatum).

Mänskliga faktorn

Skicka in ersättningsbegäran

Skicka och ta emot-listan

Kontrollera att alla ersättningsbegäran är skickade

Välj Ekonomi>FK Skicka/Ta emot

Det ska finnas ClaimID och ett datum i kolumn Skickade på varje ersättningsbegäran. Raderna som inte innehåller detta och som dessutom har ett streck är endast  Sparad och ej skickad.

Kontrollera även att du inte har status FEL på någon ersättningsbegäran.

Skicka in de ersättningsbegäran som ej skickats

· För att skicka in de ersättningsbegäran som ännu ej skickats, välj knappen Skicka alla.

· För att skicka enstaka ersättningsbegäran; högerklicka på raden för ersättningsbegäran och välj Visa ersättningsbegäran. Klicka på Skicka.

· Kontrollera sedan att alla ersättningsbegäran fått ett ClaimID och ett datum i kolumnen Skickad.

Ersättningsbegäran med Status FEL

Om du har en ersättningsbegäran med Status FEL på listan bör man snarast kontrollera detta med tanke på Försäkringskassans 14 dagarsregel. Högerklicka på raden på ersättningsbegäran för att få mer information. T ex kan FK avslagit begäran eller att det blivit något tekniskt fel.

Om man sätter markören vid felmeddelandet så får man mer detaljerad information om avslaget.

Hantera betalspecifikationen från FK

En gång i veckan (tisdag em) skickar Försäkringskassan ut betalspecifikationer med uppgift om vilka ersättningsbegäran som kommer att ingå i nästkommande utbetalning.

Välj Ekonomi>FK Skicka /Ta emot

Dialogruta visas:

Svara Ja, Opus kontrollerar nu om det finns information att hämta från din ”postlåda” hos Försäkringskassan.

Markera betalspecifikationen och klicka Hantera. Meddelande om att betalspecifikationen hanterats visas.

I FK Journal har nu en faktura skapats. Fakturadatum i FK Journal blir alltid på det datum som betalspecifikationen hanteras.

Hantera betalspecifikation med differens

Ibland betalar FK ut mer/mindre än det belopp som begärts i ersättningsbegäran.

Gör då enligt följande:

1. Meddelande om att betalspecifikationen innehåller en avvikelse visas.

2. Välj att öppna betalspecifikationen och granska avvikelsen. De ClaimID som har korrigerats av Försäkringskassan visas med röda belopp (mer eller mindre ersättning). Notera vilka patienter korrigeringen avser. Specificeras personnummer, men ClaimID är okänt så visas patientens namn efter att korrigering är gjord.

3. Tryck Korrigera alla meddelande visas om man vill utföra automatisk korrigering av felaktiga rader. Svara Ja.

4. När korrigeringen är utförd visas meddelande om att den automatiska korrigeringen är utförd.

5. Betalspecifikationen hanteras när den är färdig. Meddelande om att betalspecifikationen är hanterad öppna. Tryck OK.

6. Sök fram berörda patienters journaler och kontrollera hur rättningen påverkar journalen. Gör eventuell korrigering av patientavgift enlig nedanstående.

Korrigering av patients journal efter differens i betalspecifikation

Alt 1 Skapa faktura på rättningen och Avskriv med motivering Avslag FK. Obs! Detta val påverkar omsättningen.

Alt 2 Lägg in en Diverserad i patientens journal med minus-arvode på samma belopp som korrigeringen/korrigeringarna som FK gjort. Skriv en förklaring ”Korrigering FK” och klicka därefter på kontantknappen och markera den eller de raderna med korrigeringar från FK samt den Diverserad du precis skapat. Totalsumman ska då bli noll. Detta val blir som ett avdrag på arvodet och syns således inte i omsättningen.

Återkrav från FK som ska överklagas: 
Låt patientavgiften kvarstå tills nytt besked kommer från FK.

Visningsfel i FK-ersättning och Patientavgift

Vid visningsfel i FK-ersättning och Patientavgift uppstår nästan alltid vid återkrav från FK. Det beror på att återkrav kan avse tidigare ersättningsperiod eller att högkostnadsskyddet måste förändras innevarande period. En rättning av visningsfel kan korrigeras med hjälp av Opus Support.

Slutbetala betalspecifikation (FK)

Välj Ekonomi>FK Journal och klicka på Inbetalning

1. Markera önskad faktura 

2. Klicka på Slutbetalning 

3. Ändra bokföringsdatum till det datum som betalningen registrerats på BG/PG. Markera rätt betalsätt. Klicka på Spara. Var uppmärksam att beloppen stämmer överens.

4. Betalningen är utförd. Stäng fönstret.

5. En blå betalningsrad visas nu i FK Journal.

Felregistrering av betalspecifikation

För att rätta felregistrering på dagens datum:

Välj Ekonomi>FK Journal. Högerklicka på blå betalningsrad och välj Ta bort. Gör därefter registreringen med rätt betalningssätt och rätt datum

För att rätta felregistrering på annat datum en dagens:

Felet på annat datum än dagens kan inte rättas i Opus – kontakta Opus support.

Dagligen

Kontrollera dagens omsättningsrapport

1. Välj Ekonomi>Omsättning

2. Tryck på välj Sök och ange ev lösenord.

3. Önskas utskrift, klicka Skriv ut.

Kontrollera följande:

Betalkort

Gör ett dagsavslut via betalterminalen och kontrollera att summan i kolumn för Betalkort överensstämmer med summan enligt dagsavslut. Alternativt att man summerar ”betalkortsslipparna” manuellt och kontrollera mot summan under Betalkort. I manualen för betalterminal finns anvisning hur man gör dagsavslut.

Kontant

Räkna dagens kassa och jämför med omsättningen i kolumn Kontant och kontrollera att totalsumman stämmer med dagens kassa.

PG/BG

Betalningar från patientfakturor som registrerats under dagen.

Kassadifferens

Om inte kassan stämmer, kontrollera om någon betalning registrerats fel, t ex en kontantbetalning som registrerats som kort eller tvärt om.

Korrigering av felaktigt registrerade kontant- och kortbetalning (icke integrerad betalterminal)

Samma dag:

1. Högerklicka på den blå betalningsraden. 

2. Svara ja på frågan om att ta bort raden

3. Betalningen är nu makulerad och det går att göra om betalningen på rätt betalsätt.

På annat datum

En kortbetalning har registrerats felaktigt i patients journal på 60 kr, men patienten betalade kontant. 

1. Tryck på knappen kort

2. Välj delbetalning och ange -60 kr och klicka OK.

3. Återbetalningskvitto skrivs ut

4. Tryck på Kontant och klicka på Bet. Markerade rader, kontantkvitto skrivs ut.

5. I patientens journal syns nu följande:

Vid felregistrering med integrerad betalterminal

Kontakta Opus support

Tips!

· Glöm inte att ta backup på din databas med jämna mellanrum och förvara den på ett säkert ställe för t ex brand eller inbrott.

· Skapa alltid egna användare/inloggning för all personal som ska arbeta i databasen.

· Skapa egna rutiner för registrering av betalda patientfakturor, fakturapåminnelser, revisioner/kallelser etc.

· Förvara inte högre belopp i kontanter på mottagningen än vad som täcks av din försäkring.

· För att få uppdaterad information om Opus, registrera er gärna för Opus Nyhetsbrev som utkommer via e-mail. Anmälan görs via vår hemsida www.opusdental.se

· Vi har ett utbud av utbildningar och kan även ge skräddarsydda utbildningar. För mer information, se vår hemsida www.opusdental.se

· Ni kan alltid ringa Opus Support på tel nr 046-190 470

· Vi har öppet måndag-fredag 8:30–16:00